Door Tim van Rheenen

Online werken – we ontkomen er niet meer aan. Dus zodoende begeleidde ik onlangs de eerste online release op OBS Groenehoek.

Het doel van een release is om feedback op te halen over je product, bijvoorbeeld een schorsingsbeleid. Door feedback te vragen aan de werkgroep (“Is dit beleid wel duidelijk?”) en deze feedback direct aan te pakken, wordt het product beter. Zo kun je tussentijds heel snel je product aanpassen.

Hoe gaat een online release in zijn werk?

De release vond plaats in Teams. Daarin hadden we één centrale kamer en drie break-out rooms. In drie rondes van elk twintig minuten werden de feedbackvragen aan de teamleden gesteld.

Hoe de coördinatoren wilden releasen, was aan hen. Vooraf werd aan hen gevraagd wat de feedbackvraag was. Op die manier kun je de verschillende kamers en rondes – we hadden drie rondes met drie kamers – alvast goed indelen.

In een pitch van maximaal één minuut vertelde de coördinator waar hij of zij feedback op wilde. Per ronde werden er kleine en grote feedbackvragen gesteld, zodat iedereen de tijd heeft om meerdere kamers te bezoeken. Iedereen was vrij om te kiezen naar welke break-out room hij of zij ging om feedback te geven. Het prettige daarvan is dat, als je klaar bent met feedback geven, je er ook voor kunt kiezen om direct naar een andere break-out room te gaan. Maximaal rendement dus!

Na elke ronde (van 20 minuten) kwam iedereen terug naar de centrale room en vertelden de coördinatoren welke feedback zij hadden gekregen en of ze ermee verder konden om hun product te verbeteren.

Het was een succesvolle eerste online release op OBS Groenehoek. Er werd in relatief korte tijd veel feedback opgehaald. Ook was het erg leuk om te zien hoe de coördinatoren hun feedbackvraag ‘verkochten’ om mensen naar hun break-outroom te krijgen. Al met al een duidelijke, effectieve en snelle release!

Tips:

• Stuur ruim van tevoren een handleiding naar iedereen. Daarin vermeld je bijvoorbeeld hoe de release is opgezet (meerdere kamers in Teams). Voor veel mensen is online werken nog helemaal nieuw. Met een handleiding weet iedereen wat hij of zij ongeveer kan verwachten of moet doen.
• Geef een tijdslot als coördinatoren nog feedback willen hebben van mensen die niet aanwezig waren.
• Vermijd het gebruik van de optie ‘achtergronden’. Dit lijkt leuk, maar leidt vooral heel erg af.
• Gebruik verschillende vormen van feedbackvragen. Denk aan: een quiz, vragen via Forms, gesprekken etc.

– 

Heb jij onze online teamenergizers op Instagram al gezien? Energie en hilariteit gegarandeerd!

–

Wil jij tijdens je online vergadering ook:

• meer focus,
• gestructureerder te werk gaan, en
• geen tijd verliezen?

Met Tante Lean als online host hoef jij je hier niet meer druk om te maken en wordt jouw online teammeeting gegarandeerd een succes!